Firmenumzug meistern: So gehen Sie dabei vor

Ein Umzug der Firma kann notwendig, aber auch mit Stress verbunden sein. Eventuell macht er sogar private Veränderungen im Leben der Mitarbeitenden notwendig, weshalb Sie diese unbedingt rechtzeitig über den geplanten Schritt informieren sollten. Ebenso wichtig ist die Auswahl eines geeigneten Fachunternehmens, welches sich um den reibungslosen Ablauf des Umzugs kümmern kann. Das hat nicht zuletzt den Vorteil, dass Sie sich selbst besser um die täglichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen kümmern können.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte zum perfekt geplanten Umzug der eigenen Firma notwendig sind. Zudem erhalten Sie wichtige Tipps zur Auswahl eines geeigneten Umzugsunternehmens.

Die richtige Planung

Häufig liegt ein Firmenumzug darin begründet, dass neue Mitarbeiter/innen eingestellt werden sollen und es somit zu Platzproblemen im bisher genutzten Gebäude kommt. Beachten Sie jedoch, dass die Vertragslaufzeiten bei gewerblich genutzten Objekten in der Regel über einen Zeitraum von mehreren Jahren festgelegt sind. Deswegen sollte der Mietvertrag rechtzeitig eingesehen und gekündigt werden.

Ebenfalls wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sowie der Betriebsrat so schnell wie möglich von der geplanten Veränderung erfahren. Soll der Firmenumzug in eine andere Stadt erfolgen, bedeutet das eventuell, dass private Umzüge der Mitarbeitenden notwendig werden, auf die sie sich ebenfalls rechtzeitig vorbereiten müssen.

Sie wünschen sich die bestmögliche Unterstützung beim Umzug Ihrer Firma? Diese erhalten Sie am besten dadurch, dass Sie eine professionelle Umzugsfirma beauftragen. Auf die Vorteile dabei gehen wir im weiteren Verlauf des Textes ein.

Mitarbeiterversammlung einberufen

Um sicherzugehen, dass alle Mitarbeiter/innen auf dem aktuellen Stand sind, sollten Sie in regelmäßigen Mitarbeiterversammlungen über die Umzugsarbeiten informieren. Versäumen Sie es nicht, Ihr Vorhaben gut zu erklären, damit es für alle Betroffenen nachvollziehbar ist. Findet eine Renovierung der neuen Räumlichkeiten statt, können Rundmails und Fotos dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter/innen bereits auf den neuen und größeren Arbeitsplatz freuen. Nicht zuletzt wird dadurch eventuellen Konflikten vorgebeugt.

Ämter und Behörden informieren

Im Rahmen eines Firmenumzugs müssen rechtzeitig verschiedene Behörden, Ämter, Verbände und Kammern über diesen Schritt in Kenntnis gesetzt werden. Dazu gehören das Finanzamt, die IHK, das Gewerbeamt und die Agentur für Arbeit.

Umzugstag planen

Planen Sie den genauen Umzugstag rechtzeitig, um Komplikationen und Arbeitsausfälle zu vermeiden. Dafür bieten sich in erster Linie Wochenenden und Tage an, an denen es im Unternehmen eher ruhig zugeht, beispielsweise also keine Auslieferungen zu erledigen sind.

Komplettservice buchen oder einen Teil selbst erledigen?

Eine Frage, die hinsichtlich des Firmenumzugs unbedingt beantwortet werden muss, ist die nach der Art und Weise. Während es manche Firmen vorziehen, den Umzug neben dem normalen Tagesgeschäft selbst vorzunehmen, organisieren andere Hilfe von einem professionellen Umzugsunternehmen, welches die gesamte Arbeit abnehmen kann. Beide Vorgehensweisen haben verschiedene Vor- und Nachteile, die man vor der Entscheidung bedenken sollte.

Vorteile Komplettservice

Wird ein Komplettservice für den Umzug geordert, hat das den Vorteil, dass Sie sich ohne Einschränkungen um Ihr normales Tagesgeschäft kümmern können. Mitarbeiter/innen stehen Ihnen dann ganz zur Verfügung und fallen nicht aus, weil sie beispielsweise mit dem Tragen von Kisten beschäftigt sind.

Engagieren Sie eine Firma, sollten Sie bestenfalls darauf achten, dass sich diese mit der Art Ihres Unternehmens auskennt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden wissen, wie mit bestimmten Geräten umzugehen ist. Weitere Vorteile, die für einen Komplettservice beim Firmenumzug sprechen, sind:

• Zeitersparnis: Ein Umzug kostet Zeit. Übernehmen Sie alles selbst, fehlt Ihnen diese für Ihr normales Tagesgeschäft. Anders verhält es sich jedoch, wenn eine Umzugsfirma das Ein- und Ausräumen übernimmt.
• Absicherung: Wird ein Unternehmen für die Umzugsarbeiten beauftragt, schließt man gleichzeitig eine Versicherung ab. Das bedeutet: Sollte im Rahmen des Umzugs etwas zu Schaden kommen, haftet dafür der Komplettservice. Die Absicherung liegt dabei bei 620 Euro pro Kubikmeter Umzug. Achten Sie auf das Kleingedruckte. Viele Speditionen führen darin auf, dass elektronische und sehr empfindliche Geräte von der Haftung ausgeschlossen sind.
• Kostenersparnis: Im Rahmen des Komplettservice muss man, abgesehen vom Lohn, nichts bereitstellen. Natürlich können Sie freiwillig Lebensmittel und Getränke anbieten.

Vorteile Umzug selbst übernehmen

Auch wenn es grundsätzlich bequemer ist, einen Komplettservice für den Firmenumzug zu buchen, heißt das nicht, dass die Selbstübernahme keine Vorteile mit sich bringt. Wir empfehlen Sie allerdings nur dann, wenn das Unternehmen klein und überschaubar ist, weil die anfallenden Arbeiten ansonsten zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen würden. Eine Grundvoraussetzung ist zudem, dass alle Mitarbeiter/innen dazu bereit sind, beim Umzug tatkräftig mitanzupacken. Vorteile, die sich bei den genannten Voraussetzungen aus dieser Methode ergeben, sind unter anderem:

• Förderung des Zusammenhalts im Team: Es kann Spaß machen, gemeinsam mit den Kollegen und Kolleginnen aus dem gewöhnlichen Arbeitsalltag auszubrechen und sich stattdessen den mit dem Umzug verbundenen Aufgaben zu widmen.
• Erhalt der Ordnung: Die Mitarbeiter/innen von Umzugsunternehmen sind darauf geschult, mit größter Sorgfalt vorzugehen. Dennoch ist es ein Fakt, dass jede/r Einzelne am besten über das eigene Inventar Bescheid weiß. So kann es eine mögliche Lösung sein, die persönlichen Arbeitsgegenstände selbst in Kisten zu verstauen und das Umzugsunternehmen ausschließlich mit dem Transport dieser zu beauftragen.

Checkliste für den Umzug der Firma

Um einen planmäßigen Umzug zu gewährleisten, kann eine Checkliste helfen. Mit dieser behalten Sie und Ihre Mitarbeiter immer den Überblick über den aktuellen Status und die noch anstehenden Aufgaben. Haken Sie einfach ab, was bereits erledigt wurde.

Vor dem Umzug

➢    Kündigung alter Mietvertrag

➢    Rechtzeitiges Informieren und regelmäßiges Updaten der Mitarbeiter/innen

➢    Informieren von Kunden und Geschäftspartnern

➢    Beauftragen eines Umzugsunternehmens (wenn gewünscht)

➢    Verfassen einer Inventarliste

➢    Informieren von Ämtern und Steuerberater

➢    Ummeldung von Gas und Strom

➢    Informieren der verschiedenen Versicherungen

➢    Änderung der Einträge in Registern

➢    gegebenenfalls Beauftragung von Renovierungsarbeiten am neuen und alten Standort

➢    Bereitstellung der IT-Infrastruktur am neuen Standort

Nach dem Umzug

➢    Änderung der E-Mail-Signaturen

➢    schnellstmögliche Aufnahme der Geschäftstätigkeit

➢    Verfassen von Rundschreiben an Kunden, Geschäftspartner/innen und Mitarbeiter/innen

➢    Prüfung transportierter Gegenstände auf Schäden

Neben all der Arbeit sollten Sie die Freude über den geglückten Umzug nicht vergessen. Veranstalten Sie zum Beispiel eine Einweihungsparty und loben Sie Ihre Mitarbeiter/innen für deren tatkräftige Unterstützung beim Umzug.

Das Fazit: Den Firmenumzug gut geplant durchführen

Ein Umzug ist im Normalfall mit Arbeit und Stress verbunden. Deswegen sollten Sie geplant an die Sache herangehen, Ihre Mitarbeiter/innen von Beginn an mit einbeziehen und alle notwendigen Behördengänge bestreiten.

Um den Umzug so schnell wie möglich über die Bühne zu bringen, kann es sich lohnen, ein professionelles Umzugsunternehmen zu beauftragen. Das bringt unter anderem den großen Vorteil, dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können, während das Umzugsunternehmen die wichtigen Aufgaben übernimmt, die mit dem Umzug in Zusammenhang stehen.