Eine Eventagentur ist meist kein Veranstalter. Stattdessen plant die Agentur Events auf Auftrag. Immer wieder können dabei Probleme vorkommen.
Ein Event in Auftrag geben
Ein Event auftragsmäßig zu organisieren kann mit Unklarheiten verbunden sein. Manchmal ist unklar, was Veranstaltungsagenturen, etwa eine Eventagentur in Nürnberg und Veranstalter mit der Organisation meinen. Eine genaue Auftragsbeschreibung mit Kontrollliste ist darum wichtig. Hierin ist zu notieren, was von der Agentur zu erledigen ist und was nicht.
Außerdem kommt der Eventagentur einer Belehrungspflicht zu. Auch ohne Nachfrage muss die Agentur auf wichtige Punkte hinweisen. Zudem besteht die Pflicht, dass die Agentur auf rechtlicher Basis eine mängellose Arbeit abliefert. Das Event muss darum umsetzbar und genehmigungsfähig sein. Auf eine rechtmäßige Umsetzung ist zu achten. Genauso ist das eingeplante Budget des Veranstalters nicht zu überschreiten.
Somit muss die Agentur auch die bevorzugte Location betrachten. Ist diese ordentlich betriebsbereit? Oder existieren Probleme? Sofern die Agentur die Eventplanung übernimmt, wird zwischen ihr und der Kundschaft ein Werks- oder Dienstvertrag abgeschlossen.
Hauptunternehmen oder stellvertretender Ansprechpartner
Eine Eventagentur kann bei einer Veranstaltung ein Ansprechpartner oder ein Hauptabnehmer sein.
Stellvertretender Ansprechpartner: Hier ist die Agentur bevollmächtigt und tritt im Namen des Veranstalters auf. Auch auf Rechnungen steht die Agentur.
Hauptunternehmen: Die Agentur sorgt für das ganze Event. Im eigenen Namen und mit eigener Rechnung wird ein Vertrag mit Subunternehmen vereinbart. Für Schäden der Subunternehmer hat die Eventagentur in dem Fall aufzukommen.
Veranstaltungsagentur und der Geschäftsbesorgungsvertrag
Schon am Namen kann erkannt werden, dass ein Geschäftsbesorgungsvertrag Geschäfte besorgt. Hierfür existieren Gesetze. Der Geschäftsbesorger hat Provisionen an die Kundschaft weiterzuleiten. Eine entgeltliche Geschäftsbesorgung verpflichtet den Besorger zum Vertragspartner, eine wirtschaftliche Selbstständigkeit auszuüben, welche dem Schutz fremder Firmeninteressen entspricht.
Eigener Einfluss
Beim Geschäftsbesorgungsvertrag kommt dem Besorger eine gewisse Entscheidungs- und Handlungsfreiheit zugute. Arbeitsleitungen ohne eigene Gedankeneinbringungen oder Betätigungen gelten nicht zu dieser Besorgung.